In veel organisaties zien we wat Maaike Thiecke met een prachtig woord noemt ‘de Kom-er-maar-bij-show’. Iedereen mag overal over meepraten, overal wat van vinden en over alles mee besluiten. Klinkt prachtig, maar in de praktijk werkt zo’n cultuur juist belemmerend voor goede en gedragen besluiten.
Hoezo mogen de managers van de stafafdelingen net zoveel bijdragen aan een besluit over het primaire proces in de zorg als de zorgmanagers? En toch werkt het in veel MT’s wél zo. In de praktijk leidt dat tot veel gedoe in de onderstroom.
Wat wij bijvoorbeeld vaak zien:
- Die stafmanager die steeds luider wordt omdat de zorgmanagers zijn mening negeren.
- De HR adviseur die er stilletjes bij zit en onzeker is om een bijdrage te leveren aan onderwerpen waar ze eigenlijk te weinig verstand van heeft.
- Grappen en grollen bij de koffie automaat over het zoveelste onzinnige overleg waar je voor uitgenodigd was, terwijl je ook ‘gewoon’ aan het werk kan.
- De helft doet onvoorbereid (zie ook de vorige brokken) mee aan het gesprek omdat men zich weinig betrokken voelt bij het onderwerp.
- Medewerkers die klagen dat ze wel mee mochten praten maar dat er niets mee gedaan is.
- Hoe helderder je kunt zijn over wie er wel en wie er niet mee praat en besluit, hoe beter. Dus liever vaker: ‘Daar gaan jullie niet over maar het kernteam’ dan een ‘Dat beslissen we hier allemaal samen’.
En ja, dat betekent ook dat je soms mensen uitsluit die er graag bij willen horen maar er niet over gaan. En dat je mensen insluit die zich liever aan dit besluit onttrekken omdat ze hun handen er niet aan willen branden.
In- en uitsluiten gaat niet alleen over mensen maar ook over agendapunten. Slechte besluitvorming is nog wel eens het gevolg van overvolle, vage agenda’s.
Wil je oefenen met uitsluiten? Start deze week eens met door kritisch te kijken naar een overleg dat je hebt en stel je zelf vragen als:
- Dragen alle agendapunten bij aan waar dit overleg voor bedoeld is? Welke kunnen van de agenda af?
- Zijn de agendapunten specifiek en doelgericht? Weet ik überhaupt welke agendapunten tot een besluit moeten leiden en waar een goed besluit dan aan moet voldoen?
- Wie moeten bij welk agendapunt (niet) aanwezig zijn?
- Hoe (on)comfortabel is het voor mij om uit te sluiten?
En als je nog wat tijd in jouw eigen agenda wilt maken kijk dan ook eens kritisch naar alle overleggen waar jij voor wordt uitgenodigd. Is het logisch en nodig dat jij daar aanwezig bent? Zo niet, ga dan niet.
We zijn benieuwd wat je deze week aan zult durven. We wensen je veel probeermoed!