In de komende hapklare brokken nemen we je mee in de verschillende fases in de besluitvorming, de ongeschreven regels die je er tegenkomt en wat je in de bovenstroom kunt doen om verandering te brengen.
Wil je weten waarom wij ervoor kiezen de ongeschreven regels aan te pakken in de bovenstroom? Lees dan nog even terug in de vorige hapklare brok.
Ongeschreven regels over de voorbereiding
Deze ongeschreven regels zien wij vaak terug rond de voorbereiding van een overleg
Onvoorbereid naar een overleg komen vinden we hier heel normaal
Agendapunten en mensen mogen vrijelijk toegevoegd worden aan het overleg
Voor het aanleveren van agendapunten kijken we graag naar de leidinggevende
“Ik stel voor dat we naar het volgende punt gaan: de onkostenvergoeding.” zegt Marja de leidinggevende. “Ik moet nog even lezen wat er ook alweer precies staat, een momentje.” geeft Paul aan. “Is het handig om anders even een leespauze in te lassen?’ stelt Caroline voor. Waarop een deel van het team met hun ogen begint te draaien en eens diep zucht.
Blijkbaar gaat dit hier vaker zo. Het is een patroon dat niet altijd iedereen zich voorbereid op de bespreekpunten in het overleg. Wat ontzettend zonde van ieders tijd, energie en frustratie.
Manage niet alleen je eigen tijd maar ook andermans tijd
Het helpt om klip en klaar te zijn over de verwachtingen die je hebt ten aanzien van de voorbereiding op een overleg. Nu is het sturen van enkeldikke stukken ter voorbereiding in sommige organisatie heel gebruikelijk. Dat is natuurlijk vragen om ellende, want niet echt uitnodigend in jouw toch al drukke agenda.
Manage daarom je eigen en elkaars tijd zorgvuldig. Stuur alleen stukken ter voorbereiding als het haalbaar en nodig is dat mensen die van tevoren lezen. Als je daarbij ook aangeeft waar de lezer op moet letten en eventueel over moet besluiten maakt dit het lezen van een stuk ter voorbereiding een stuk aantrekkelijker en haalbaarder.
Als je de voorbereiding specifiek en haalbaar maakt, kun je daarna ook onverbiddelijk zijn. Niet voorbereid is niet deelnemen en dus ook niet meepraten over een besluit. Dan heb je je dus gewoon neer te leggen bij wat er besloten wordt.
Waar ga jij deze week in investeren?